Start bijeenkomst

Tijdens de eerste samenkomst(en) van een BLITS-team moeten een aantal items samen met het hele team besproken en vastgelegd worden. Hier volgt een mogelijke ‘voorbeeldagenda’ voor de eerste vergadering, of een lijst van concrete resultaten van de startfase:

 

De laatste twee punten behandelen een aantal groepsprocessen waarvoor de facilitator oog moet hebben vanaf deze eerste samenkomst en gedurende de rest van het BLITS-traject:

De opstartfase van een BLITS-groep kan over meerdere bijeenkomsten lopen indien nodig.

 

 

 

1. Leervragen & doelen expliciteren

Een BLITS-team moet beantwoorden aan een dubbele verwachting:

  • wat verwacht het bedrijf van het team (o.a. leidinggevende, management en andere stakeholders)?
  • wat verwachten de leden van het team zelf?

Het is van belang dat alle betrokkenen hiervan eenzelfde, duidelijk beeld krijgen. 

  1. Eerste stap is dan ook een duidelijke en concrete introductie van de bestaansreden van het team. Misschien weten niet alle groepsleden waarom ze gevraagd zijn en waarom dit team tot leven geroepen is. Wat zijn de verwachtingen van het management? Wat moet de groep bereiken?
  2. Tweede stap is het aan de teamleden om hun eigen verwachtingen, bezorgdheden en bedenkingen met betrekking tot het BLITS traject te formuleren.
  3. Derde stap: het BLITS-team tot een gemeenschappelijke doelformulering (leervragen) komen waarin de verwachtingen duidelijk gemaakt worden, en die tegemoet komen aan de opdracht of de verwachtingen van de bedrijfsverantwoordelijken. (top)

2. Bespreken van de samenstelling van het BLITS-team

Elk teamlid moet de reden en zin van zijn deelname aan het BLITS team begrijpen (bijvoorbeeld omwille van bepaalde expertise of een leervraag van dat lid). Wie zit er in dit team en waarom? Het beantwoorden van deze vraag in het team heeft twee doelen:

  • het draagt bij tot de groepsontwikkeling. Deze kennis biedt al een goede fundering voor het opbouwen van de vertrouwensband. Elk teamlid heeft het vertrouwen dat de andere teamleden zullen bijdragen tot het bereiken van het uiteindelijke doel.
  • het geeft een duidelijk beeld van de expertise in het team, nuttig voor de groepsontwikkeling en voor het leerproces.

De samenstelling wordt voor elk teamlid duidelijk,  en hij/zij kan besluiten al dan niet zelf op hun plaats te zijn in het team en of er personen ontbreken.  Een evaluatie van de groepssamenstelling aan het einde van de opstartfase is aan te raden. Zo kan nog een eventuele een aanpassing doorgevoerd worden . Wanneer er groepsleden vertrekken of bijkomen, moeten de stappen in punt 1 opnieuw herbekeken worden met de nieuwe groep. Dit proces kan blijven doorgaan gedurende het hele traject, het is dan ook goed om geregeld even stil te staan bij de groepssamenstelling en (indien nodig) bij het doel en de leervragen van het BLITS-team.
Bekijk ook de tool 'Groepsleden beter leren kennen via kenniskaarten'. (top)


3. Projectplan opstellen

Dit projectplan dient als een soort draaiboek voor het verloop van het BLITS-traject. De inhoud is afhankelijk van project tot project ( zie de cases).

Het projectplan biedt een antwoord op volgende vragen:

  • Hoeveel samenkomsten zijn er nodig (een schatting)?
  • Waar kunnen deze samenkomsten plaatsvinden?
  • Wanneer zullen ze plaatsvinden en hoeveel tijd moet er tussen de samenkomsten zijn?
  • Hoe lang zullen de samenkomsten duren?
  • Hoe zullen de samenkomsten eruit zien?
  • Hoe gaan we te werk?
  • Vragen we externen om ons met bepaalde dingen te komen helpen? Zo ja, welke expertise hebben we nodig en wie is hiervoor de meest geschikte persoon?
  • Wanneer plannen we de afsluiting van de groep met een toonmoment?

Het team kan dit projectplan op elk moment in het BLITS-traject aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe groepssamenstelling of bij het opduiken van een nieuw probleem. Regelmatig kritisch herbekijken in team is de boodschap. (top)

4. Evaluatieplan

Het BLITS- team stelt zelf een evaluatieplan op, gebaseerd op de te behalen doelstellingen. Het bevat een aantal evaluatiecriteria, waaraan het team en de resultaten moeten voldoen op het einde van de rit en die dus op geregelde tijdstippen geëvalueerd moeten worden.
Er zijn twee soorten evaluatiecriteria:

  1. De evaluatiecriteria bepaald door de bedrijfsverantwoordelijken of opdrachtgevers. Dit zijn de formele of harde criteria. Een voorbeeld kan zijn: alle verplegers op de afdeling moeten in staat zijn om op een correcte manier spuiten te zetten. Deze criteria passen uiteraard in het doel van het BLITS-traject. Maar het is wel goed om ze  duidelijk op te lijsten en meetbaar te maken door duidelijk vast te leggen wanneer aan het criterium voldaan is.
  2. De evaluatiecriteria van het BLITS-team zelf. Dit kunnen harde criteria zijn, maar ook eerder 'zachte' zoals een fijne werksfeer binnen het team. Hieronder vallen ook de persoonlijke leerdoelen van elk teamlid. De facilitator voorziet voldoende tijd om hierover in team na te denken.  Ook deze evaluatiecriteria zijn verbonden met de BLITS-doelstellingen.

Het is zeker nuttig om bij het kiezen van evaluatiecriteria rekening te houden met de vier evaluatie-niveaus die Kirckpatrick gedefinieerd heeft, en die terug te vinden zijn in het 8-veldenmodel van Kessels en Smit, de ROI-methodes van Phillips en het V-model , dat ontwikkeld is door het V-netwerk.
Bekijk in dit verband ook de tools:

zelfevaluatie
sfeermeter
effectmeting  (top)


5. Stimuleren van de groepsontwikkeling

Bij de opstart is het belangrijk dat het team zo snel mogelijk groeit tot een taakgericht team. De  facilitator beïnvloedt (de snelheid van) dit groeiproces, door de juiste context te creëren. Ingrijpen in het groeiproces zelf is moeilijk omdat er in het relatief korte bestek net aan bepaalde situaties kan gewerkt worden (bijvoorbeeld botsende persoonlijkheden) en ook niet aangewezen omdat dat b.v. het eigenaarschap negatief kan beïnvloeden. Door gunstige condities te creëren kan men een situatie opbouwen waarin tegengestelde persoonlijkheden elkaar aanvaarden, tot een verstandhouding komen en kunnen samenwerken. (top)

6. Veiligheid en vertrouwen tussen de deelnemers

Groepen komen pas tot teamleergedragingen wanneer vertrouwen tussen de teamleden aanwezig is. Daarom moet de ontwikkeling van dit vertrouwen sterk ondersteund worden, hetgeen verschillende ontwikkelingsfases kan duren. Uit onderzoek is gebleken dat het team sneller zal ontwikkelen als deze groeifasen benoemd en verduidelijkt worden. Het is de taak van de facilitator om deze ontwikkeling uit te leggen en op gepaste momenten te benoemen. De facilitator moet oog hebben voor de momenten waarop vertrouwen opgebouwd wordt én geschonden wordt en hierop inspelen.

Bekijk ook de tool waarinr  een theoretisch kadewordt aangeboden.  Dit kader maakt duidelijk wanneer een facilitator zou moeten ingrijpen en welke gedragingen hij/zij kan stimuleren.

Tool: cruciale elementen om vertrouwen op te bouwen.  (top)