Afsluiten

Wanneer de BLITS-groep tot resultaten is gekomen, zowel voor de aanpak van het gestelde probleem als voor het bereiken van de gewenste leerresultaten, is het noodzakelijk het project af te sluiten, en dit binnen een redelijke termijn. Hierbij dient de groep de resultaten te definiëren, vast te leggen en duurzaam te borgen. Vervolgens kan ook disseminatie of uitrol/doorleren van de resultaten voorzien worden.

Het doel van deze afsluitfase is tweeledig:

  • het vormgeven aan de leerresultaten en het doorleren ervan
  • het vastleggen of borgen van het resultaat van de probleemoplossing

Resultaten

Opvolging en oplevering (toonmoment)

Tips voor een goede afsluiting en mogelijke valkuilen

 

 

Resultaten

Om tot resultaten te kunnen komen, om af te ronden moet de facilitator het groepsproces beheersen en de groep tijdig naar een ‘besluit’ kunnen voeren. Daarom waren het leerdoel en de probleemstelling/leervraag bij aanvang zodanig gekozen en geformuleerd dat het project binnen een redelijke periode (max twee à drie maanden) kon afgehandeld worden.

Mogelijke resultaten:

  • Leerresultaten verworven door de deelnemers van de groep: een beschrijving van de kennis en vaardigheden die de groepsleden opgedaan hebben. Dit kan eventueel leiden tot een certificaat waarop ook de bijbehorende tijdsinvestering vermeld staat.
  • Een leermodule of traject om de nieuwe aanpak aan te leren aan niet-deelnemers. Voor het team is het leerproces om zich de nieuwe aanpak eigen te maken grotendeels afgerond: al doende hebben zij zich deze al eigen gemaakt. Het kan echter nodig zijn om een korter en efficiënter leertraject te ontwikkelen om de aanpak door te leren aan nieuwelingen of andere teams.
  • De nieuwe aanpak/methode/procedure wordt nauwkeurig en ‘didactisch verantwoord’ (met het oog op het uitrollen) uitgewerkt en op een drager geplaatst: instructiefiche, manual of handboek, presentatie, filmpje, affiche etc. Dit traject houdt ook rekening met allerlei parameters zoals leerstijlen (Kolb), tijd, ruimte, enz.
  • De borging is maximaal gegarandeerd als de nieuwe aanpak conform de organisatievereisten onmiddellijk wordt uitgewerkt en in de structuur opgenomen. Dit ondersteunt opnieuw de motivatie/geloof van het team in de methodiek: “wat wij op deze wijze doen, werkt én wordt onmiddellijk au sérieux genomen”
  • Een opgelost probleem. Het initieel gestelde probleem is doorheen het leerproces opgelost geraakt. De oplossing van het probleem is essentieel om het leerproces maximaal te ondersteunen, de motivatie van de deelnemers levend te houden.Het probleem is vooraf nauwkeurig gedefinieerd en afgebakend, om met een maximale slagingskans te starten.Bij de afloop is het nodig om ook de gevonden oplossing goed te omschrijven in bijvoorbeeld een procedure of een handleiding. Vervolgens moet deze oplossing ook overgedragen worden aan alle betrokkenen, ondersteund door de leidinggevenden. Deze aanpak is nodig om het resultaat te borgen in de organisatie.

Gebruik de tools:

Mooi meegenomen voordelen:

  • Ontdekking van (onbekende) sterktes (of zwakten) van deelnemers tijdens het leerproces waarin zij  vaak uit hun gewone werkcontext worden gehaald en nieuwe uitdagingen krijgen. Deze ontdekte talenten kunnen zelfs tot herschikking van taken leiden.
  • Het vormen van nieuwe facilitatoren. De aanpak van de facilitator werkt inspirerend voor sommige teamleden. Onbewust observeren zij de aanpak van de facilitator en leren deze zelf aan. Afhankelijk van de persoonlijkheid en de interesse van de betrokkene kan dit hen ertoe aanzetten zelf een toekomstig probleem/leerproces te faciliteren. Voor nieuwe (interne) facilitatoren is het verslag van het BLITS-procesverloop en het logboek nuttig  als referentie.
  • Binnen nieuw samengestelde teams: een nieuwe dynamiek, nieuwe samenwerkingsverbanden

Voor het detecteren en inzetten van sterktes en talenten, bekijk zeker de website Italento   (top)

 

Opvolging en oplevering (toonmoment)

Opvolging van de resultaten van de BLITS-groep en toepassing is een must, naast de borging van de resultaten zoals hierboven beschreven. De opdracht van de facilitator en van de groep is tijdelijk, en daarom moet de BLITS-groep afspraken en een procedure voor opvolging vastleggen in de laatste fase. De opdrachtgever heeft de verantwoordelijkheid om acties te ondernemen die de resultaten van de BLITS-groep in de ‘mainstream’ van de organisatie brengen en houden. Hij kan deze taak delegeren. Het voorstellen van afspraken hierover is één van de laatste activiteiten van de groep, en een van de laatste taken van de facilitator in zijn eindoverleg met de opdrachtgever. Hierbij kan zowel de borging van de (dubbele) eindresultaten als van de BLITS-methodiek aan bod komen.

Het toonmoment

Een belangrijke activiteit bij de afsluiting is de ‘oplevering’ van het resultaat van de probleemoplossing aan de bedrijfsverantwoordelijken en de collega’s. Dit noemen we het toonmoment. Hierbij leggen de deelnemers van het BLITS-team (en niet de facilitator) uit welke resultaten ze bereikt hebben, en wat ze zelf geleerd hebben. Dit kan best op een officiële en feestelijke manier gebeuren in het bijzijn van het management. Dergelijk ‘tonen en vieren van het succes’ geeft bijzondere waardering aan het werk en het leerproces van de betrokkenen. Bovendien wordt het management hierdoor nog meer overtuigd  van de kracht van de aanpak en het leerproces.
Deze ‘oplevering’ is tevens een volgende stap in het leerproces van de deelnemers en een ondersteuning van de transfer naar de werkplek.

Hier kan je inspiratie vinden in de tools:

 

Tips voor een goede afsluiting en mogelijke valkuilen

Tips voor een goede afsluiting van de groep en het borgen van resultaten

Mogelijke valkuilen voor de afsluitingsfase   (top)