Startdocument SMART opstellen

 
Toepassingsgebied: 

Een startdocument wordt SMART opgesteld gedurende de eerste bijeenkomst.
Het is een handige manier om duidelijkheid te creëren bij alle deelnemers, en om bij te sturen indien er afwijkingen optreden.
Eventuele later intredende groepsleden zijn aan dezelfde afspraken gebonden.
 

Korte beschrijving van de werkwijze: 

Samen met de groep stellen we een handleiding op bij de werkwijze, een lijst van afspraken die gelden voor alle groepsleden, een soort ‘huishoudelijk reglement’.
Mogelijke elementen van het startdocument:

  1. Het doel van de groep (SMART geformuleerd)

    • Specifiek (gericht op toepassing en op leren)

    • Meetbaar (we gaan de kwaliteit van het proces en product evalueren)
    • AmbtMeetAmbitieus (we leggen de lat voor elkaar hoog maar haalbaar)

    • Resultaatsgericht (duidelijk dubbel doel én een opdrachtgever)

    • Tijdsgebonden (we stellen een plan op met een einddatum)

  2. Afspraken over de rollen en taken binnen de groep 

    • Coördinatie van de groep (planning, uitnodigingen, ..)

    • Organisatie van de bijeenkomsten (lokaal, materiaal, ...)

    • Verslaggeving (hoe, wanneer en wie)

  3. Afspraken over het nemen van beslissingen

  4. Rechten en plichten van de deelnemers

  5. Communicatie binnen de groep en met de rest van de organisatie

Wanneer het startdocument klaar is geeft iedere deelnemer zijn akkoord.

 

Effecten: 

Door het startdocument SMART op te stellen, staan de neuzen  in dezelfde richting. Ook helpt het de deelnemers om uit te leggen aan collega’s en leidinggevenden wat er gebeurt in de BLITS-groep.

Sterke punten van dit instrument: 
  • Duidelijkheid
  • Veiligheid voor de deelnemers over de afspraken
  • Vermijdt het gevoel van ‘vrijblijvende’ deelname
     
Eventuele aandachtspunten: 
  • De begeleider kan een startdocument vooraf voorbereiden, of minstens een lijst van thema’s die erin moeten voorkomen.
  • Alle deelnemers verklaren zich akkoord met de inhoud. Zo niet, wordt het bijgestuurd.
  • Iedereen kan het startdocument ondertekenen, indien dat past in de cultuur van de organisatie. 
     
Nodige materialen: 

Papier, intranet

Nodige ruimte, opstelling: 

Vergaderlokaal

Duur: 

1u

Meer informatie: 

Bronnen: Faciliteren van kenniskringen. Jannet Kant en Cees Sprenger. Uitg.Nelissen, Soest, 2004. ISBN 90 244 1670 1 pp.42-43
Verder lezen: http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/leidinggeven/doelen-stellen/smart