Inhoudelijke werking

Het BLITS-team komt een aantal keren samen volgens zijn eigen projectplan. Enkelingen of deelteams kunnen ook tussentijdse opdrachten uitvoeren. Enkele belangrijke aandachtspunten voor het BLITS-team en voor de facilitator (te bewaken gedurende het hele groepsproces) zijn:

 

 

 

1. Enkele richtlijnen om de leerfocus te houden

In een BLITS-team van collega’s met een gemeenschappelijke leerdoelstelling,  gelden een aantal principes i.v.m. motivatie bij leren bij volwassenen.

  • Volwassenen moeten vooraf weten waarom ze iets moeten leren
  • Volwassenen willen het gevoel hebben zelf keuzes en beslissingen te kunnen maken
  • Collega’s zijn de rijkste bron van ervaringen waaruit ze kunnen leren
  • Leren moet medewerkers in staat stellen om met ‘real-life’ situaties te kunnen omgaan
  • Volwassenen zijn gemotiveerd om te leren als ze inzien dat het hen zal helpen in hun werk en in hun relaties met collega’s.

Bekijk ook de tool over

2. Het (werken in de richting van) doel bewaken

Overeenstemming over het doel van het BLITS-project is van groot belang (zie ook opstartfase). Elk individu in de groep heeft een eigen kijk op het probleem. Het is aan de facilitator om doorheen het proces deze diversiteit in de groep aan te wenden, zodat de verschillende inzichten kunnen meebouwen tot een beter begrip en oplossing voor het gemeenschappelijke doel.
De betrokkenheid van de verschillende groepsleden van de groep moet nauwkeurig opgevolgd worden. Vaak nemen uitgesproken extraverte personen in de groep een groot deel van de ‘zendtijd’ in, waardoor meer introverte mensen minder aan bod komen. Hierdoor kunnen waardevolle inzichten verloren gaan. De facilitator moet zo nodig extraverte mensen respectvol afremmen en introverte mensen expliciet uitnodigen deel te nemen. (top)

3. Verwachtingen managen

De diverse verwachtingen binnen en buiten de groep verdienen blijvend aandacht.  Het is belangrijk deze verwachtingen te kennen, te delen en helderheid te scheppen over welke al dan niet worden opgenomen in het traject. Regelmatige feedback aan de opdrachtgever over de werking en de voortgang van de groep voorkomt afwijzing van het eindresultaat. Het is best om die afstemming met andere stakeholders in grote mate door de groep zelf te laten uitvoeren. (top)

4. Besluitvorming

In een groep, die een complexe materie behandelt, is besluitvorming een belangrijke pijler voor de voortgang en de effectiviteit . Er zijn twee belangrijke fasen in dit soort beslissingsprocessen:

  1. Divergeren: het verzamelen van verschillende perspectieven en mogelijke oplossingen voor het probleem
  2. Convergeren: het selecteren van de meest waardevolle/innovatieve/haalbare oplossingen uit de veelheid van ideeën.

In de divergerende fase waakt de facilitator erover dat de groep niet te snel doorgaat op één idee, maar dat er verschillende perspectieven en ideeën op tafel komen. Het risico bestaat dat de groep snel genoegen neemt met iets dat bij de start wordt geopperd en zo te snel de eerste oplossing wil gaan uitvoeren (jump to conclusions).
Even belangrijk is echter om aan te voelen en te reageren wanneer er nog weinig nieuwe ideeën komen. Het risico bestaat dan dat de groep stilvalt en dat er geen gedragen beslissing uit de discussie voortkomt.

De facilitator kan gebruikmaken van vijf V’s als richtsnoer bij interventies: verduidelijken, verbreden, verdiepen, verbinden en verkorten.

Om de motivatie in de groep hoog te houden is het goed om te werken met deelbeslissingen of tussentijdse resultaten. Het is immers moeilijk om meteen alle aspecten van het probleem aan te pakken. De groep moet de belangrijke deelaspecten vastleggen en hoe die zullen worden belicht. Hierbij kan men met subwerkgroepjes werken  of verschillende bijeenkomsten inrichten volgens de verschillende topics. Per deelaspect kan het resultaat bekrachtigd worden in de groep. Op die manier ziet de groep de eigen vooruitgang. (top)

5. Groepsinterventies

Om de werking van een groep te begeleiden doet de facilitator verschillende soorten tussenkomsten of interventies, waarmee hij/zij flexibel omspringt. Een facilitator blijft aandachtig en verricht de noodzakelijke interventies die de groep niet zelf opneemt.

  • Proces-interventies: deze grijpen in op het functioneren van de groep en de kwaliteit van de interacties die plaatsvinden. Deze interventies kunnen gericht zijn op de mate van ieders betrokkenheid en op communicatiepatronen (bv. mensen onderbreken, snel over ideeën gaan, of net te snel doorgaan op het eerste idee). De facilitator zal steeds de gemeenschappelijke betrokkenheid voor ogen houden.
  • Inhoudelijke interventies: deze zijn gericht op de inhoud waarrond de groep samenkomt. Interventies kunnen verschillende vormen aannemen. Delen van informatie kan een interventie zijn, maar ook een verdiepende vraag stellen, een tot dan toe onbelicht onderwerp aanbrengen,… De facilitator is geen inhoudsdeskundige. Hij/zij kan zelfs waardevolle kritische vragen over inhoudelijke aspecten stellen als buitenstaander.
  • Structurerende interventies: deze zijn gericht op de wijze waarop de groep samenwerkt, b.v. afspraken over vergaderritme, formele besluitvorming, benoemen van (tussentijdse) leerresultaten, evaluaties en verslag.

Bekijk ook de tools:

6. Werkvormen/leervormen

De facilitator en zijn interne assistent plannen de groepsbijeenkomsten in overleg met alle betrokkenen. Ze duren niet te lang (typisch 1u tot 2u, uitzonderlijk 3u) en de tijd tussen twee bijeenkomsten is niet te groot (richtlijn: maximaal 2 weken). Uitvoering van individuele opdrachten, of werksessies van deelgroepjes zijn mogelijk in de periode tussen twee groepsbijeenkomsten.
Het team zorgt voor een efficiënte verslaggeving die voor alle betrokkenen toegankelijk is, bijvoorbeeld via intranet of Google drive. Deze beknopte verslaggeving bevat alle besluiten, een beschrijving van de verworven of geconstrueerde kennis, de individueel of in kleine groepen uit te voeren taken en de planning voor de volgende bijeenkomst. De groep maakt zelf afspraken over wie verslaggever is; dat kan een vaste rol of een beurtrol zijn.

De facilitator houdt zelf ook een logboek bij, om voor zichzelf structuur te scheppen in het proces, maar ook als belangrijke informatiebron voor eventuele opvolgers. (top)

Tips en valkuilen

Tips voor een goede werking van de groep

Mogelijke valkuilen